第一章 总则
第一条 为了加强对我院各类档案的综合管理，有效地保护和利用档案，为学院的教学、科研和党政管理等各项工作服务，为社会服务。根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》及《高等学校档案实体分类法》，结合我院实际，特制定本办法。
第二条 我院档案是指在教学、科研、党政管理、基本建设、设备仪器管理以及其他各项活动中直接形成的，经过收集、整理的，对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体和形式的历史记录，必须实行集中统一管理，确保完整与安全。
第三条 档案工作是学院的重要基础工作之一，是衡量学院管理水平的标志，是评估学院办学水平的重要内容，是维护学院历史真实面貌的重要事业。
第四条 我院档案工作应建立科学的管理制度，采用先进技术，实现档案管理的现代化，开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。
第二章 体制、机构和任务
第五条 我院档案工作实行统一领导、集中管理的原则。学院建立综合档案工作机构——档案中心，对党政管理、教学、科研、基建、设备、出版物、外事、财会、声像、实物等各类档案实行集中统一管理。
第六条 我院档案工作由主管院长分管，党政办公室直接领导。学院各部、处、系、所必须有一名负责人主管本部门的档案工作，并配备1名兼职档案员负责本部门档案的收集、整理和移交工作。
第七条 档案工作要纳入领导日程，纳入教学、科研及各项管理工作，纳入教师、专业人员和干部的职责范围，在布置、检查、总结、验收学院各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。
第八条 档案中心既是学院档案工作的职能管理部门，同时又是保存和提供利用本院档案的重要机构。
第九条 档案中心的基本任务
（一） 贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策、规定，规划全院档案工作。
（二） 制订本院档案工作规章制度，并负责落实和检查执行情况。
（三） 负责对我院各部门的档案工作进行监督和指导，切实履行档案行政管理职能。
（四） 负责接收（征集）、保管、开放和利用全院各类档案及有关资料。
（五） 开展档案的开放和利用工作，办理档案的借用与阅览；编制检索工具，编辑档案参考资料，多形式深层次开发档案信息资源；把档案中心建成学院档案文献信息中心。
（六）维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作；对损坏、偷窃、擅自销毁、遗失档案和泄密者，提请学院予以处理；对保护档案有功者，提请学院给予表扬、奖励。
（七）负责组织全院专、兼职档案人员的业务学习与培训。
（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动。
（九）开展档案理论和档案业务的学术研究，组织和参加校内外档案业务研讨、交流和协作活动。
第三章 文件材料的归档、移交和接收工作
第十条 实行处级单位和课题组立卷归档制度，各类文件材料由形成部门按院各类档案管理办法进行立卷，定期向档案中心移交。档案部门应加强立卷指导工作。
第十一条 个人在教学、科研、管理及一切职能活动中形成的各种载体形式的材料必须按照规定归档，任何单位和个人不得以任何借口长期滞留或据为已有；对于非职能活动形成的重要文件材料，档案部门可采取征集、代管等形式收集保管，对于移交和捐赠档案的部门和个人应尊重其权益。
第十二条 充分发挥档案法规的行政监督职能。在领导支持、职能部门配合下，严格把好鉴定验收、上报成果、升等晋级关。在科技成果鉴定、基建工程验收、大型仪器设备开箱时，档案人员必须参加，有关业务人员会同档案人员对应归档的文件材料加以审查，并签署意见。没有完整、准确、系统文件材料的科研项目一律不予上报、不予验收。其它各种门类档案也应采取相应措施，使立卷归档工作制度化。
第十三条 归档范围
（一）党政管理类
主要包括我院党委、行政、工会、团委、民主党派等组织和各种会议文件、会议记录和纪要；工作计划、规划、方案、汇报、总结、规则、章程、统计报表；上级
